आज के Digital life में, Email Communications सबसे Important Tools में से एक बन गया है, चाहे आप किसी ऑफिस में काम करते हों, या अपना खुद का बिजनेस चलाते हों, ईमेल का उपयोग तो आपको करना ही पड़ता है.
लेकिन जब हम ईमेल कंपोज़ (Email Compose) करते हैं, तो कुछ विकल्प हमें देखने को मिलते हैं, जैसे “To”, “CC” और “BCC” अक्सर लोग “To” और “BCC” के बारे में थोड़ा-बहुत जानते हैं.
लेकिन “CC” का उपयोग कब करना चाहिए, इस पर थोड़ी कन्फ्यूजन होती है. आज इस लेख में confusion दूर होने वाली है इस ब्लॉग में हम “CC” का क्या है, CC Full Form क्या है?, Email में CC उपयोग कहा होता है?, इन सब पर विस्तार से बात करेंगे.
CC का Full Form क्या होता है?
Mail CC full form है कार्बन कॉपी (Carbon Copy) होता है, लेकिन ये शब्द बहुति पुराना है जो की Typewriter के युग से है, जब एक ही दस्तावेज़ की कई Copies बनाने के लिए कार्बन पेपर का उपयोग किया जाता था.
कुछ साल पहले अगर Documents किसी दूसरे व्यक्ति को देना होता था तो लोग अपनी कॉपी के नीचे एक कार्बन पेपर रखकर ऐसा करते थे, लेकिन आज भी करते है बहुत कम जगह देखे जाते है.
जब भी ऊपर रखे पेपर पर जो भी लिखते हैं वह कार्बन कॉपी के जरिए नीचे वाले पेपर पर छप जाता है और पहले वाले पेपर के नीचे रखे पेपर को कार्बन कॉपी कहा जाता है.
लेकिन अब कम्यूनिकेशन का तरीका तेजी से बदल रहा है और अब कागज की जगह ईमेल ने ले ली है, आजकल, ईमेल में CC का उपयोग किसी को जानकारी भेजने के लिए किया जाता है.
Email में CC उपयोग कहा होता है?
Mail में CC का उपयोग उन लोगों को जानकारी भेजने के लिए किया जाता है जहा एक साथ कई लोगों को मेल भेजना होता है वहां Carbon copy यानि CC में उन लोगो का ईमेल लिखा जाता है.
ईमेल में CC का इस्तेमाल कब कर सकते है?
ईमेल में CC (कार्बन कॉपी) का उपयोग तब किया जाता है जब आप किसी ईमेल को कई लोगों को भेजना चाहते हैं और चाहते हैं कि सभी रिसीपिएंट्स को पता चले कि आपने ईमेल किन-किन लोगों को भेजा है, CC में डाले गए सभी ईमेल एड्रेस एक-दूसरे को दिखाई देते हैं. जैसे की,
- जब आप किसी ग्रुप को कोई जानकारी साझा करना चाहते हैं, जैसे कि एक मीटिंग की तारीख और समय, एक प्रोजेक्ट की अपडेट, या एक कंपनी की नीति में बदलाव. उदाहरण: आप अपनी टीम के सभी Members को एक ईमेल भेज सकते हैं जिसमें आप अगली मीटिंग के एजेंडा के बारे में बता रहे हैं.
- जब आप किसी निर्णय के लिए Approval प्राप्त करना चाहते हैं और चाहते हैं कि सभी
- लोग इस निर्णय के बारे में जानें, उदाहरण: आप अपने मैनेजर और अपने Associates को एक ईमेल भेज सकते हैं जिसमें आप किसी नए प्रोजेक्ट के लिए बजट का Demand कर रहे हैं.
- Mail में CC तब भी यूज़ किया जाता है जब आप किसी निर्णय के लिए Approval प्राप्त करना चाहते हैं और चाहते हैं कि सभी लोग इस निर्णय के बारे में जानें, उदाहरण: आप अपने मैनेजर और अपने Associates को एक ईमेल भेज सकते हैं जिसमें आप किसी नए प्रोजेक्ट के लिए बजट का Demand कर रहे हैं.
- जब आप किसी घटना के बारे में सूचना देना चाहते तब भी CC का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि एक Conference, एक Program, या एक Training Sessions.
- जब आप किसी Important Emails की एक कॉपी रखना चाहते हैं, उदाहरण: आप अपने Customer को एक Email भेज सकते हैं और अपने बॉस को CC में डाल सकते हैं ताकि आपके बॉस को पता चल जाए कि आपने Customer को क्या लिखा है यानि की ईमेल के माध्यम से दोनों के बिच क्या कन्वर्सेशन हुवा है.
CC में कितने मेल ऐड कर सकते है?
आप CC में जितने चाहें उतने ईमेल पते जोड़ सकते हैं, इसकी कोई सीमा नहीं है. लेकिन बहुत ज्यादा दर्ज करने से कुछ समस्याएँ हो सकती हैं, उदाहरण के लिए, ईमेल स्पैम हो सकता है, ईमेल थ्रेड्स को मैनेज करना मुश्किल हो सकता है, या कुछ Mail सर्वर पर सीमाएँ हो सकती हैं. इसलिए, केवल उन्हीं लोगों को CC रखना चाहिए जिन्हें वास्तव में इस ईमेल को देखने की जरूरत है.
अगर मेँ आपको सरल शब्दों कहु तो आप Gmail में जितने चाहें उतने लोगों को CC ऐड कर सकते हैं, लेकिन बहुत सारे लोगों को ऐड करने से CC करने से कुछ दिक्कतें हो सकती हैं, इसलिए, जरूरत से ज्यादा लोगों को CC करने से बचना चाहिए.
मेल CC में प्राइवेसी के कुछ मुद्दे,
जब हम एक ईमेल में कई लोगों को सीसी देते हैं, तो हम अनजाने में उनकी व्यक्तिगत जानकारी दूसरों के साथ साझा करते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आप किसी कंपनी की मीटिंग के बारे में एक ईमेल भेजते हैं और सभी कर्मचारियों को CC करते हैं, तो सभी कर्मचारी एक-दूसरे के Email address देख पाएंगे.
इतना जान कर आपको लगा होगा की ये तो छोटी सी बात है, लेकिन इससे कई परेशानियां हो सकती हैं, जैसे, किसी कर्मचारी को स्पैम ईमेल मिल सकते हैं, या कोई व्यक्ति किसी अन्य कर्मचारी को परेशान करने के लिए उसका ईमेल एड्रेस (Email Address) का उपयोग कर सकता है.
इसके अलावा, अगर Email में कोई सेंसिटिव इन्फो है, जैसे कि किसी प्रोजेक्ट की बजट या किसी कर्मचारी का Performance appraisal, तो वह जानकारी भी सभी CC किए गए लोगों को दिख जाएगी.
यह Privacy के उल्लंघन की ओर ले जा सकता है और कंपनी के लिए कानूनी समस्याएं पैदा हो सकती है, इसके अलावा, अगर आप किसी Personal email का उपयोग कर रहे हैं और आपने अपने दोस्तों को CC किया है, तो आपकी पर्सनल इन्फो भी दूसरों के साथ शेयर हो सकती है. यह आपकी प्रिवेंसी के लिए खतरा पैदा कर सकता है.
अगर आप चाहते हैं कि सभी रिसीपिएंट्स को पता न चले कि आपने किसे और किसे ईमेल भेजा है, तो BCC का इस्तेमाल करें, BCC में डाले गए सभी ईमेल एड्रेस एक-दूसरे को दिखाई नहीं देते. अगर आप ईमेल में कोई सेंसिटिव इन्फो साझा कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उसे एन्क्रिप्ट का उपयोग कर सकते है.
CC का क्या फायदा है?
सबसे बड़ा CC का फायदा यह है कि आप एक ही ईमेल से कई लोगों को जानकारी दे सकते हैं. इससे आपको बार-बार ईमेल लिखने से बच जाता है और आप एक ही जगह पर सभी रिसीपिएंट्स (Recipients) को ट्रैक कर सकते हैं.
इसके अलावा, CC का इस्तेमाल करके आप यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि जिन सब लोगों को जानकारी मिल गई है. हालांकि, CC का इस्तेमाल करते समय यह भी ध्यान रखना चाहिए कि बहुत सारे लोगों को CC करने से ईमेल थ्रेड को मैनेज करना मुश्किल हो सकता है और कुछ लोगों को ईमेल स्पैम के रूप में मिल सकता है.
सीसी का इसे सावधानी से इस्तेमाल किया जाना चाहिए, आपको केवल उन लोगों को सीसी करना चाहिए जिन्हें रियल में ईमेल देखना इम्पोर्टेंट है. इसके अलावा, आपको Sensitive information को सीसी करके भेजने से बचना चाहिए. सीसी का इस्तेमाल करते समय आपको यह भी ध्यान रखना चाहिए कि BCC भी एक विकल्प है जिसका इस्तेमाल आप Privacy बनाए रखने के लिए कर सकते हैं.
हमें आशा है की आपको Mail CC के बारे में पूरी इन्फो से संतुस्ट है, अगर आपको ये लेख पसंद आया हो तो इस लेख को सोशल मीडिया पर शेयर जरूर करे, ऐसे और लेख पढ़ने के लिए Webbloggertips पर जुड़े रहे.
