टेक्नोलॉजी दिन-ब-दिन आगे बढ़ती जा रही है और पुरानी चीजें गायब होती जा रही हैं, इसका मतलब है कि पहले लोग ई-मेल का इस्तेमाल बहुत ज्यादा करते थे, लेकिन Whatsapp के आने के बाद E-mail का इस्तेमाल कुछ हद तक कम हो गया है.
E-mail में लंबे-लंबे शब्द लिखने के बजाय WhatsApp पर सेकेंडों में काम हो जाता है. समय की दृष्टि से देखा जाए तो यह सही भी है, लेकिन Business purposes एजुकेशन के लिए और Government functions के लिए अभी भी ईमेल का उपयोग हो रहा है.
आज हर काम Online तो हो गया है. हममें से ज्यादातर लोग ईमेल भी भेजते हैं, लेकिन क्या आपने कभी गौर किया है कि मेल भेजते समय CC विकल्प देखे होंगे, ज्यादातर लोग इसका सही मतलब नहीं जानते की मेल CC क्या है? (What is CC Mail?), CC का मतलब क्या है? और ईमेल सीसी का फुल फॉर्म (CC Full Form in Mail) क्या है.
Mail CC क्या है और CC का Full Form क्या है?
Mail CC full form है कार्बन कॉपी (Carbon Copy) होता है, लेकिन ये शब्द बहुति पुराना है जो की Typewriter के युग से है, जब एक ही दस्तावेज़ की कई Copies बनाने के लिए कार्बन पेपर का उपयोग किया जाता था.
कुछ साल पहले अगर Documents किसी दूसरे व्यक्ति को देना होता था तो लोग अपनी कॉपी के नीचे एक कार्बन पेपर रखकर ऐसा करते थे, लेकिन आज भी करते है बहुत कम जगह देखे जाते है.
जब भी ऊपर रखे पेपर पर जो भी लिखते हैं वह कार्बन कॉपी के जरिए नीचे वाले पेपर पर छप जाता है और पहले वाले पेपर के नीचे रखे पेपर को कार्बन कॉपी कहा जाता है.
लेकिन अब कम्यूनिकेशन का तरीका तेजी से बदल रहा है और अब कागज की जगह ईमेल ने ले ली है, आजकल, ईमेल में CC का उपयोग किसी को जानकारी भेजने के लिए किया जाता है.
Email में CC उपयोग कहा होता है?
Mail में CC का उपयोग उन लोगों को जानकारी भेजने के लिए किया जाता है जहा एक साथ कई लोगों को मेल भेजना होता है वहां carbon copy यानि CC में उन लोगो का ईमेल लिखा जाता है.
CC का उपयोग नीचे बताये सिचुएशन में किया जा सकता है;
- जब आप किसी को जानकारी भेजना चाहते हैं, लेकिन वे मैंन रेसिपिएंट नहीं हैं, उन लोगों को अपडेट रखने में मददगार है जिन्हें ईमेल Conversation में शामिल होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन उन्हें यह जानने की जरूरत है कि उनके साथ ईमेल से क्या बात हो रही है.
- जब आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति ईमेल कम्युनिकेटिव में शामिल रहे, लेकिन उन्हें सवाब देने की जरूरत नहीं है. लेकिन उन्हें यह देखने की अनुमति देता है कि क्या कहा जा रहा है, और यदि जरूरत हो तो वे बाद में कमेंट भी कर सकते हैं.
- जब आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति यह जान सके कि आप उन्हें ईमेल भेज रहे हैं, लेकिन आप उन्हें प्राइमरी रेसिपिएंट नहीं बनाना चाहते हैं तो उन्हें यह दिखाने का एक तरीका है कि आप उन्हें जानकारी में शामिल कर रहे हैं, बिना उन्हें ईमेल थ्रेड में शामिल किए.
- सीसी का उपयोग करते समय सावधानी बरतना भी जरूररी है, क्योंकि यह लोगों को पॉलिसी जानकारी का खुलासा कर सकता है. यदि आप किसी को CC करने जा रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि वे Email में शामिल जानकारी देखने के लिए ऑथॉरिज़ेड हैं.
- जब आप किसी डाक्यूमेंट्स या ऑफर को अप्रूवल भेज रहे हों, तो आप CC का उपयोग उन लोगों को सूचित करने के लिए कर सकते हैं जिन्हें अप्रूवल प्रोसेस में शामिल होने की आवश्यकता है.
ईमेल में CC का इस्तेमाल कब करना चाहिए?
- यदि आप किसी टीम या ग्रूप को अपडेट भेज रहे हैं या मीटिंग के नोट्स भेजना है, तभी आप सभी टीम सदस्यों को CC कर सकते हैं.
- यदि आप किसी मुद्दे पर चर्चा शुरू कर रहे हैं या किसी प्लान्स के लिए काम कर रहे तभी आप इसमें शामिल लोगों को CC कर सकते हैं ताकि वे एक-दूसरे को सीधे जवाब दे सकें.
- यदि आप किसी को कोई प्रश्न पूछ रहे हैं, तो आप उन्हें CC कर सकते हैं ताकि उन्हें पता चले कि आपको उनसे जवाब चाहिए.
- यदि आप किसी को किसी महत्वपूर्ण जानकारी, घटना या बैठक के बारे में सूचित कर रहे हैं, तो आप उन्हें CC कर सकते हैं.
- ये भी ध्यान रखे की Email CC का उपयोग केवल उन लोगों के लिए करें जो वास्तव में ईमेल में शामिल होने की सम्भावना है और CC का उपयोग केवल उन लोगों के लिए करें जिन्हें वास्तव में Email में शामिल होने की आवश्यकता है.
CC में कितने मेल ऐड कर सकते है?
आप सीसी में कितना Mail जोड़ सकते हैं यह आपके ईमेल प्रोवाइडर और आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे ईमेल क्लाइंट पर निर्भर करता है.
जैसे की,
- Gmail और Yahoo में, आप To फ़ील्ड में 100 तक मेल ऐड और CC फ़ील्ड में 100 तक मेल ऐड कर सकते हैं.
- Outlook में, आप To फ़ील्ड में 50 तक मेल ऐड और CC फ़ील्ड में 50 तक मेल ऐड कर सकते हैं.
मेल CC में प्राइवेसी के कुछ मुद्दे,
- CC में जोड़े गए सभी लोगों को अन्य सभी CC रिसीवर के ईमेल पते दिखाई देते हैं, यह प्राइवेंसी का वाइयोलेशन हो सकता है, यदि ईमेल पते सार्वजनिक नहीं हैं.
- मेल CC में जोड़े गए लोगों को स्पैम और अनचाहे ईमेल प्राप्त होने की अधिक संभावना हो सकती है.
- यदि ईमेल में सीक्रेट जानकारी है, तो ईमेल CC में जोड़े गए सभी लोगों को उस जानकारी तक पहुंच प्राप्त होगी यानि की जिन लोगो Email CC में Add किया है.
- यदि आप गोपनीयता के बारे में चिंतित हैं, तो CC का उपयोग करने से बचें, उसके जगह BCC का उपयोग करना बेहतर है.
ईमेल CC का उदाहरण,
मान लीजिये की आप अपने बॉस और सहकर्मी को एक ईमेल भेज रहे हैं जिसमें आप किसी प्रोजेक्ट की प्रोग्रेस पर अपडेट दे रहे हैं, आप दोनों को CC कर सकते हैं ताकि वे दोनों एक दूसरे को देख सकें और जरूरत पड़ने पर एक दूसरे को जवाब दे सकें.
इसलिए ईमेल पर जानकारी साझा करने के लिए, बातचीत पर नज़र रखने के लिए CC का उपयोग किया जाता है, हमे उम्मीद है कि Email CC क्या है? और इसका उपयोग कब करना चाहिए? इस बारे में जानकारी आपके लिए उपयोगी रही होगी.
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